Auch wenn momentan die Bewerbungen spärlich eingehen, sind darunter möglicherweise Kandidaten oder Kandidatinnen, die nicht zum Unternehmen und zur offenen Stelle passen. Absagen schreiben ist keine leichte Aufgabe. Absageschreiben tragen viel zum Arbeitgeber-Image bei – positiv und negativ. Also ist Vorsicht geboten!
Absagen, hinnehmen zu müssen, ist schwer. Aber was geht es mich eigentlich als Unternehmen an, wie sich abgelehnte Bewerbende fühlen? Sehr viel! Denn durch ein schlechtes Management von Absagen kann viel zerstört werden, was durch Employer-Branding-Massnahmen mühsam und in Kleinstarbeit aufgebaut wurde. Daher ist es überaus wichtig, auch unpassende Kandidaten auf eine positive Art abzulehnen.
Der Ton macht die Musik
Kurze, unpersönliche Schreiben haben ohne Zweifel eine andere Wirkung als wohlwollende und nette Worte gepaart mit einem positiven Grundtenor. Im ersten Schritt sollte sich das Unternehmen für das Interesse und die Bewerbung auf die entsprechende Vakanz bedanken. Ehrliche Wertschätzung und Dankbarkeit entnimmt man dem Text. Ist sie nicht vorhanden, wird es schwierig, diese an die Kandidaten zu vermitteln. Fühlen sich die Kandidatinnen jedoch wertgeschätzt, wird der nachfolgende Hauptteil sofort leichter aufgefasst.
Die Absage
Unternehmen wählen hier gänzlich verschiedene Wege. So gibt es Unternehmen, die sich sehr emotionslos und kühl halten. Nachfolgende Beispiele können dieser Kategorie zugeordnet werden:
- „Nach Vorauswahl der Bewerbungsunterlagen teilen wir Ihnen mit, dass Sie nicht in engere Auswahl aufgenommen werden können.“
- „Ihre Unterlagen haben wir mit Interesse gelesen und geprüft. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir Sie nach reiflicher Überlegung im weiteren Bewerbungsprozess nicht berücksichtigen können.“
- „Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen eingehend geprüft und müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie zum heutigen Zeitpunkt nicht für die genannte Stelle berücksichtigen können.“
Andere Unternehmen wiederum entscheiden sich für einen weicheren und emotionaleren Ansatz in der Formulierung der Absage auf eine Bewerbung. Der positive Effekt liegt auf der Hand: Wenn sich ehemalige Bewerbende an ihr Unternehmen erinnern, dann in einem besseren Licht. Beispiele von sanfteren Absagen könnten folgendermassen aussehen:
- „Ihr Lebenslauf und Ihre Erfahrungen sind gute Voraussetzungen für unser Unternehmen – aber leider können wir Ihnen derzeit keine Position anbieten, die zu Ihrem Profil passt.“
- „Die Menge und die Qualität der Bewerbungen machen den Auswahlprozess nicht leicht. So sehen wir uns zu unserem Bedauern gezwungen, auch Kandidatinnen und Kandidaten mit wirklich guten Voraussetzungen eine Absage erteilen zu müssen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine positive Nachricht geben können.“
- „Eine Absage ist immer eine unschöne Angelegenheit, vor allem bei Bewerbungen. Daher bedauern wir es, dass wir Ihnen mitteilen müssen, uns für eine andere Person entschieden zu haben.“
Idealerweise beschäftigen sich Rekrutierende detailliert mit allen Bewerbenden und lassen dieses Wissen in den Versand der entsprechenden Absage einfliessen. So bietet es sich an, einige Textbausteine immer wiederzuverwenden, aber je nach Bewerbereindruck individuell zusammenzustellen. Der Anspruch, allen Bewerbenden ein adäquates, wertschätzendes, konstruktives Feedback auf ihre Bewerbungen zu geben, trägt unbestritten zu einer positiv-konnotierten Arbeitgebermarke bei. Was will man als Unternehmen mehr als, dass sich Menschen trotz früherer Absage wieder bewerben – und deren Bekanntenkreis ebenfalls.