Das Mitteilen von Bewerbungsabsagen ist eine unangenehme Aufgabe, denn negative Nachrichten können schnell in den falschen Hals geraten. Trotzdem kann ein Unternehmen mit Absagen einen positiven Eindruck hinterlassen und dabei etwas Wichtiges für sein Employer Branding tun. Dazu, wie das geht, haben wir Ihnen hier ein paar Tipps.
1. Immer eine Antwort geben
Auch wenn es selbstverständlich klingt, wird längst nicht jede Bewerbung beantwortet. «Ghosting» ist ein Phänomen, welches eigentlich aus der Dating-Welt stammt: Der Kontakt wird ohne Vorwarnung abgebrochen. Das kann sich rächen. Bewerbende, die nie eine Antwort zu ihrem Dossier bekommen haben, werden sich beim Unternehmen nicht nochmals bewerben. Eventuell hinterlassen sie sogar eine schlechte Bewertung auf einer Plattform wie kununu. Wer für ein Vorstellungsgespräch zusagt und keine Rückbestätigung des Termins bekommt, wird zudem vermutlich dem Gespräch fernbleiben.
2. Schnell und personalisiert
Die Entscheidung sollte möglichst rasch erfolgen, damit Bewerbende nicht lange auf die Antwort warten müssen. Es gibt viele und gute Möglichkeiten, um Bewerbungsprozesse schnell und einfach zu gestalten. Dauert es mit der Rückmeldung aus verschiedenen Gründen länger, helfen regelmässige Updates zum Status des Bewerbungsprozesses. Am besten eignen sich personalisierte Nachrichten. Dazu gehört, die Person mit Namen anzusprechen und ihr für die Bewerbung zu danken. Weiter sollte immer das Datum genannt werden, an dem Bewerbende mit der nächsten Nachricht rechnen können. Unternehmen müssen “Top of Mind” bei den Bewerbenden bleiben. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich Kandidatinnen und Kandidaten in der Zwischenzeit erfolgreich auf eine Stelle bei einem anderen Unternehmen bewerben.
3. Positiv in Erinnerung bleiben
Eine Absage muss nicht immer negativ sein – manchmal ist sie ein Zeichen dafür, dass sich jemand gut präsentiert hat und bereits in der engeren Auswahl war. Die Bewerbenden, welche zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, verdienen eine persönliche Absage per Telefon mit einer guten und ehrlichen Begründung. Je nachdem kann auch ein Trostpflaster (z.B. ein Gutschein für ein Produkt des Unternehmens) helfen, positiv in Erinnerung zu bleiben.
4. Sachlich und konstruktiv
Eine gute Absage ist kurz, prägnant und enthält konstruktive Kritik, damit die Bewerbenden wissen, woran sie sind und ihre Bewerbung für zukünftige Gelegenheiten verbessern können. Der Ton soll einfühlsam sein, ohne dass man dabei die Professionalität verliert.
5. Wertschätzend und ermutigend
Eine Bewerbung kostet in der Regel Zeit und Mühe; dies noch mehr, wenn die Absage im fortgeschrittenen Bewerbungsprozess erfolgt. Das verdient zumindest ein “vielen Dank”. Auch das entgegengebrachte Interesse am Unternehmen sollte nicht als Selbstverständlichkeit behandelt werden. Zu guter Letzt darf die Ermutigung, sich auf andere Positionen wieder zu bewerben, nicht fehlen. Nach einem Gespräch darf das Unternehmen auch fragen, ob man die Person zu einem späteren Zeitpunkt wieder kontaktieren darf, sollte sich eine passende Position finden – falls man denn auch mit der Person in Kontakt bleiben möchte. Es empfiehlt sich dabei, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten, die es für die konkrete Stelle nicht geschafft haben, in den unternehmensinternen Talent-Pool aufzunehmen.
Geheimtipp!
Lassen Sie sich ein paar Textbausteine für Absagen von jemandem aus Ihrer Marketingabteilung oder von einer Marketingagentur erstellen, mit dem Ziel, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Denn mit Standardabsagen werden sich abgewiesene Bewerbende nicht zufriedengeben.