Active Sourcing als Erfolgsfaktor! Mit Effizienz im Recruiting durch Active Sourcing

Nehmen wir das Beispiel Personio. Das ist ein schnell wachsendes Unternehmen – so hat sich 2021 die Zahl seiner Angestellten von 600 auf 1’200 Personen verdoppelt. Zu verdanken ist das nicht zuletzt dem Active Sourcing (AS). Diese Recruiting-Methode meint die Direktansprache von potenziellen Kandidat:innen für eine zu besetzende Stelle.

Warum lohnt es sich, über Active Sourcing nachzudenken?

• Es gibt einen wahren «war for talent», einen Konkurrenzkampf um gute Arbeitskräfte. Mit dem AS schafft sich der Recruiter einen Wettbewerbsvorteil und kann so konkurrierenden Firmen mit dem Gewinnen von Talenten zuvorkommen.
• Die Passgenauigkeit ist grösser, als wenn sich Recruiter auf eingehende Bewerbungen melden. Wenn Unternehmen Kandidat:innen suchen und nicht umgekehrt, können sie vorab genau die Kriterien festlegen, welche ein Kandidat oder eine Kandidatin erfüllen muss und spezifisch Personen ansprechen, die diese Kriterien erfüllen.
• Das Employer Branding wird gefördert: Selbst wenn ein Kandidat oder eine Kandidatin ein Gespräch ablehnt, bleibt der Person der Name des Unternehmens in Erinnerung. Im Idealfall wird sie sich zu einem späteren Zeitpunkt dort bewerben.

Wie geht man idealerweise vor beim Active Sourcing?

Eine gute Vorbereitung ist sehr wichtig. Zuerst legt man die Suchstrategie fest. Hierfür muss man Informationen einholen: Wo finde ich mein perfektes Profil? Für dies nutzt man den Austausch mit HR-Stellen und anderen relevanten Beteiligten (durch Meetings, Shadowing usw.) sowie Marktanalysen (Talent-Mapping) und Online-Recherchen.

Danach geht es ans Aufsetzen der Strategie:

• Entscheidung für eine konkrete Suchplattform. Dabei ist es gut, offen zu bleiben für neue Tools. Je effizienter die Suchmethoden sind, die das Tool anwendet, desto besser ist es.
• Festlegen und Einrichten der Keywords auf der Plattform.
• Auswählen einer konkreten Vorgehensweise (Approach) zum Suchen von KandidatInnen: Welche Orte, Branchen, allenfalls konkrete Zielfirmen sollen berücksichtigt werden?
• Aufgleisen konkreter, zielgerichteter Sourcing-Projekte. Sie generieren eine Kartei mit potenziellen Kandidat:innen. Die Projekte können später auch wiederholt werden.

Danach erfolgt die konkrete Suche. Zuerst wird spezifisch gesucht. Danach lässt sich die Suche, wenn nötig, ausweiten, um noch mehr Kandidat:innen anzusprechen. Die Keywords werden, je nach Bedarf, ergänzt, reduziert oder abgeändert.

Sind genügend Kandidat:innen gefunden, werden sie angesprochen. Hierzu verwendet man am besten ein Template. Es gilt: so persönlich wie möglich ansprechen (auf die Zielgruppe abgestimmt), aber so effizient wie möglich. Eine erste Zeile des Anschreibens könnte etwa sein: «Haben Sie schon einmal von der Firma X gehört?» Der Anschreibe-Text gibt erste Informationen zum Unternehmen und enthält Links zu weiteren solchen, bisweilen auch zu spannenden Inhalten wie Blogs. In jedem Fall hat ein Anschreiben einen Call-to-Action – beispielsweise einen Kalender, in welchem der Kandidat / die Kandidatin einen Termin für ein Gespräch auswählen kann. Wichtig ist auch, den Zeitpunkt des Ansprechens zu optimieren, also beispielsweise nicht kurz vor Weihnachten.

Nicht nur positive Antworten sind wertvoll; man kann auch negative Antworten nutzen. Ist eine potenzielle Kandidatin noch nicht bereit für ein Gespräch, bleibt sie im Kandidatenpool und kann zu einem (festgelegten) späteren Zeitpunkt nochmals angeschrieben werden. Jede negative Rückmeldung sollte man beantworten. Antwortet ein Kandidat nicht, schickt man ihm nach einer gewissen Zeit einen Reminder. Dabei ist es wichtig, festzuhalten, wem man wann eine Erinnerung verschickt hat.

Es lassen sich verschiedene Synergien nutzen. Talent Pools können mit anderen Unternehmen geteilt werden, ebenso Karriereseiten und andere relevante Inhalte. Es empfiehlt sich zudem, sich mit potenziellen Kandidat:innen zu vernetzen, etwa über LinkedIn.

Wie lässt sich Active Sourcing messbar machen?

Hierzu bestehen mehrere Messmethoden, die im Idealfall miteinander kombiniert werden:

• Tracking über gesamten Recruiting-Funnel, also Rückverfolgung des gesamten Prozesses für jede angeschriebene Person.
• Messen des Erfolgs von Templates, insbesondere der Response Rate.
• Analysieren von Feedbacks (z.B. mittels CNPS): Messen der Kandidaten-Erfahrung, wie er / sie das Ansprechen empfunden hat.
• Sich ein klares Ziel setzen, etwa die Anzahl angesprochener Kandidat:innen pro Woche oder die Antwortrate (konkrete Messgrössen).
• Langfristiges Verfolgen der Anzahl kontaktierter Kontakte.

Wie kann man Active Sourcing im Daily Business effizient anwenden?

Dazu haben sich beispielsweise diese Methoden (Best Practices) bewährt:

• Bestimmen fester Zeitfenster im Kalender, an welchen AS durchgeführt (und gemessen / aktualisiert) wird.
• Trennen der Suche und der Ansprache von Kandidat:innen, sodass jeweils genügend Kapazitäten für die beiden Prozesse vorhanden sind.
• Festlegen von KPIs, die gut messbar sind und auch gemessen werden.
• Nutzung von Tools und ihren Möglichkeiten: Templates, Mitschicken von Materialien usw.
• Das Team in das Sourcing einbeziehen; Teammitglieder zum AS befähigen, wo dies sinnvoll ist. Sourcing kann zum «Teamsport» werden (Beispiel: Bestimmen des Sourcer of the week). Alle gewonnenen Erkenntnisse aus solchen Prozessen werden festgehalten.

Dieser Beitrag basiert auf dem Referat von Laura Hecker, Talent Sourcer bei der HR-Plattform Personio, Saatkorn Konferenz, 8. September 2022, Thema Recruiting.